Wie heeft er allemaal toegang tot je persoonsgegevens?
Het Gemeentebestuur en gemeentelijke scholen van Ranst zijn de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van de Gemeente en gemeentelijke scholen Ranst zomaar toegang heeft tot alles. Je persoonsgegevens komen alleen bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.
Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met onze partners, doorgaans in het kader van een overeenkomst voor leerplatformen, leerlingvolgsystemen, leerlingenadministratie e.d.m. Die ondersteunen ons (als 'verwerker') bij het verwerken van je persoonsgegevens. Ze dienen daarbij te handelen volgens dezelfde richtlijnen van de Gemeente Ranst en gemeentelijke scholen. Met alle verwerkers maken we strikte afspraken, om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy standaarden gebruiken.
Soms is de Gemeente en gemeentelijke school Ranst niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale overheid. En we wisselen regelmatig ook persoonsgegevens uit met andere overheden en organisaties, zoals het Centrum voor leerlingenbegeleiding, de Onderwijskoepel van Steden en Gemeenten (OVSG) of bij dossieroverdracht naar een andere school, om je te ondersteunen en bepaalde diensten en voordelen toe te kennen waarop je wettelijk recht hebt. Zo zijn we je nog beter van dienst.
We sturen je persoonsgegevens nooit zomaar door aan anderen. We doen dat alleen als je ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.
Juridische basis om 'rechtmatig' persoonsgegevens te verwerken
De school gebruikt de verzamelde persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dat alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben, ook wel de 'rechtmatigheid' genoemd. In hoofdzaak doen wij dit enkel:
Voor onderwijs- en leerlingenadministratie
Als je ingeschreven bent in onze school willen we natuurlijk weten wie je bent, hoe we jou (en je ouders) kunnen contacteren. We houden ook je toets- en huiswerkresultaten bij zodat we op het einde van het schooljaar beslissen of we een getuigschrift of diploma kunnen uitreiken. Maar ook gegevens of je aanwezig bent of school, of je al dan niet in de middagopvang blijft en welke kosten daaraan verbonden zijn, zijn voorbeelden van gegevens die onder dit doel vallen.
Kortom gezegd: dit zijn de persoonsgegevens zodanig dat we onderwijs kunnen organiseren.
Als school gebruiken wij deze gegevens ook om een aantal wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen (die terug te vinden zijn in het decreet basisonderwijs). Wij hebben de mogelijkheid om je gegevens te verzamelen en te verwerken omdat je ouders en jij een overeenkomst getekend hebben met de school, waardoor jullie akkoord gegaan zijn met het schoolreglement en ons pedagogisch project.
Voor leerlingenbegeleiding
Als school willen we een kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aanbieden, zonder je persoonsgegevens is geen kwaliteitsvolle begeleiding mogelijk. We willen je ondersteunen en begeleiden in je studiekeuze, onderwijsloopbaan, je psychische en sociale welzijn op school. Dit is een van de opdrachten die de school wettelijk opgelegd worden.
Van alle leerlingen worden bepaalde gegevens genoteerd in een leerlingen volgsysteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die nodig zijn om je goed te kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn hoe we jou kunnen helpen met lezen, schrijven of rekenen als jij daar problemen mee hebt. Maar het kan ook gaan over een ruzie die je maakte met andere leerlingen, of omdat je gepest wordt op school… Het wordt vaak samengevat onder de noemer multidisciplinair verslag.
Voor andere zaken
Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, niet vervat in het schoolreglement of andere overeenkomst met de school, zal er om uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Deze toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval als onze school beeldmateriaal wil publiceren op haar website waar je herkenbaar en uitgelicht op staat, of omdat we een adressenlijst willen verspreiden naar medeleerlingen van de klas toe. De enige uitzondering hierop volgt uit een ernstige bedreiging voor je gezondheid. In hoogst uitzonderlijke levensbedreigende noodsituaties of rampen kunnen we je persoonsgegevens ook verwerken om je te beschermen.
Welke rechten heb jij?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt er ook voor dat je een aantal rechten krijgt bij de verwerking van persoonsgegevens.
Recht op inzage
Ouders hebben recht op inzage of kopie bij de gegevens die op de leerling betrekking hebben. De procedure wordt verder verduidelijkt in het schoolreglement.
Recht op verbetering
Merk je dat de school foute of onvolledige persoonsgegevens over je heeft? Je hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.
Recht om vergeten te worden
In een aantal gevallen heb je het recht om je gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:
als we de persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
als we de toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken
als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
als we wettelijk verplicht worden om je gegevens te verwijderen
voor nieuwsbrieven door op de uitschrijflink onderaan elke nieuwsbrief te klikken.
Opgelet. Vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan je wens om vergeten te worden.
Hoe lang we deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen in het document Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten.
Hoe kun je die rechten uitoefenen?
Als ouders het recht op inzage van leerlinggegevens willen uitoefenen, neem dan contact op met de school en/of klasleerkracht. Wij helpen je graag verder.
Je rechten gebruiken kost je normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kan je verzoek worden geweigerd. Bovendien, als een volledige inzage in de leerlingengegevens een inbreuk is op de privacy van een derde, dan wordt de toegang tot deze gegevens verstrekt via een gesprek, gedeeltelijke inzage of rapportage.
Desgevallend kan je je vraag ook richten aan het College burgemeester en schepenen van de Gemeente Ranst.
Voor meer schoolgerelateerde informatie m.b.t de bescherming van persoonsgegevens, verwijzen we je graag door naar een onderwijssite van de privacycommissie: ik beslis.
Als je het niet eens bent met de verwerking van de gegevens van jou en/of je kind, je hebt inbreuken vastgesteld, vragen, opmerkingen, of je zoekt bijkomende informatie, kan je je evenwel wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de Privacycommissie CBPL). De contactgegevens kun je vinden op hun website:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
Houder van bestanden
In de eerste plaats staan de bestanden onder het exclusieve beheer van de gemeentelijke basisschool, en doen ze dit in opdracht van het Gemeentebestuur van Ranst.
Het schoolbestuur heeft een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met het Vrij CLB Ami 2 Lier (Kardinaal Mercierplein 13, 2500 Lier, tel: 03/480.80.18).
Aanpassingen
Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden als omstandigheden dit vereisen. Via de versienaam en/of aangepaste datum zie je meteen of de tekst vernieuwd werd. We raden je aan om deze verklaring af en toe opnieuw door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop we je informatie beschermen.